3. Apteekin asiakasrekisteri

3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn

oikeusperuste

Asiakasrekisteriä käytetään kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön ja

muun lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu

tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen

lainsäädäntöön.

 

Asiakkaat on ryhmitelty apteekin tarjoamien palveluiden mukaisesti.

 

1. Reseptiasiakkaat

Reseptiostokset pitää lain mukaan rekisteröidä, joten kaikki apteekin

reseptiasiakkaat kuuluvat tähän asiakasryhmään. Käsittely perustuu

voimassa olevaan lainsäädäntöön (toimitettujen reseptien arkistointi) tai

sopimukseen (Kela-korvauskäsittely), jolloin käsittelyn oikeusperuste on

rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

 

2. Tiliasiakkaat

Tietojen käsittely perustuu tiliasiakaslaskutussopimukseen apteekin ja

tiliasiakkaan välillä.

​

3. Annosjakeluasiakkaat

Tietojen käsittely perustuu annosjakelusopimukseen apteekin ja

annosjakeluasiakkaan välillä.

 

 

3.2 Rekisterin tietosisältö

1. Reseptiasiakkaat:

Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

• Etunimi, sukunimi

• Henkilötunnus

• Kaikki reseptille tallennettavat tiedot

• Osto- ja maksutapahtumat

• Sitoumustiedot, työpaikkakassatieto

• Kela-korvaustiedot, Kelan maksuosuus
   

2. Tiliasiakkaat:

Rekisterissä voidaan käsitellä laskutussopimuksen solmineista asiakkaista

kohdissa 1 ja 2 lueteltujen lisäksi
 

• suoramaksu /e-lasku-tiedot

• Edunvalvojan tiedot

• Laskutusosoite (jos eri kuin postiosoite)

• Laskun viitteet ja laskutukseen liittyvät lisätiedot

• e-lasku/Suoramaksusanoma (pankista apteekkiin) sisältää seuraavat tiedot.

• Nimi (etunimi ja sukunimi

• Henkilötunnus (asiakkaan tunnistus)

• virtuaalinen IBAN-tilinumero

Laskujen välityspalveluun lähtevät tiedot:

• Asiakkaan Etunimi, Sukunimi

• Asiakkaan Edunvalvojan tiedot (jos laskulla määritelty)

• Asiakkaan osoitetiedot

• Asiakkaan ja apteekin e-lasku / verkkolaskuosoite

• Asiakkaalta laskutettavat ostokerrat tuotteineen sekä muut

• laskutettavat tuotteet (tuotteet on mahdollista piilottaa laskulta

• asiakaskohtaisesti, pelkkä lähete-rivi jää tässä tapauksessa laskulle)

 

 

3. Annosjakeluasiakkaat:

Rekisterissä voidaan käsitellä Annosjakelu-asiakkuuden solmineista

asiakkaista kohdissa 1 ja 2 lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

​

• Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty

•  Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen

•  Muu annosjakeluasiakkaan lääkitys

• Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio
   

3.3 Henkilötietojen säilytysaika

1. Reseptiasiakkaat

Reseptiasiakkaiden tiedot poistuvat aktiivirekisteristä 13 kuukauden

jälkeen, jos asiakas ole asioinut tuona aikana apteekissa. (Nykyinen

apteekin henkilötietojen säilytysaika

apteekin aktiivirekisterissä on linjattu aikanaan tietosuojavaltuutetun

 

toimesta (Dnro 793/41/97) vuodeksi ja yhdeksi kuukaudeksi ja on edelleen

voimassa.) Reseptitietoja säilytetään arkistoituna rekisterissä lain

velvoittaman säilytysajan.

 

2. Tiliasiakkaat

Asiakkaan tiliasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään apteekin

asiakasrekisterissä sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti

sekä vähintään lain velvoittaman ajan. Laskujen välityspalvelussa

laskutusaineistoja säilytetään 3 kuukauden ajan laskutuksen jälkeen.

Varmuuskopioilla tiedot säilyvät 12 kuukauden ajan.

 

3. Annosjakeluasiakkaat

Asiakkaan annosjakeluasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään

sopimuksen voimassaoloajan/ sopimuksen mukaisesti. Reseptiostoja

säilytetään lisäksi lain velvoittaman ajan, vaikka annosjakelusopimus

irtisanottaisiin.

 

3.4 Liitynnät muihin järjestelmiin

 

1. Reseptiasiakkaat

Apteekkisopimusjärjestelmä

Vieroitushoitosopimuksen piiriin kuulumisen tarkastaminen, jos

reseptiostoissa on PKV-lääkkeitä (pääasiassa keskushermostoon

vaikuttavia lääkkeitä) ja/tai huumeita.

 

 Suomen apteekkariliiton ylläpitämä tietojenvälityspalvelu, jossa

apteekkariliitto toimii tietojen käsittelijänä.

Tiedot sopimuksista saadaan palveluun asiakkaan hoitavalta

lääkäriltä

 

Valtakunnallinen reseptikeskus

Kaikki reseptitiedot toimitetuista ja sähköistetyistä resepteistä

Kansallinen Terveysarkisto toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä

 

Kelan palvelut
 

Kelan reaaliaikainen korvauskysely (asiakkaan Kela-

korvaustietojen haku)

Kelan reaaliaikainen tilityspalvelu (asiakkaan korvattujen

lääkeostojen raportointi Kelaan)

Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien maksua varten

Kela toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä

Työpaikkakassat (Työpaikkalaskutuksen piirissä olevien asiakkaiden

ostojen raportointi)

Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien ja mahdollisten

lisäetuuksien korvauskäsittely.

 

Vakuutusyhtiöt (Vakuutusyhtiöiden korvaavien ostojen raportointi

vakuutusyhtiölle)

Riippuen asiakkaan vakuutussopimuksesta voidaan

vakuutusyhtiön korvaavat ostot raportoida suoraan apteekista

vakuutusyhtiöön.

Suomi.fi-valtuudet -palvelu

Keskitetty valtakunnallinen sähköinen valtuutuspalvelu puolesta

asiointivaltuuden antamiseen ja tarkastamiseen. Suomi.fi-

valtuudet on keskitetty palvelu, jossa asiakas voi valtuuttaa toisen

henkilön tai yrityksen asioimaan puolestaan Apteekkiasiointiin

löytyy palvelusta oma valtuus. Apteekki tarkistaa asiointivaltuuden

apteekkijärjestelmässä suoraan Valtuudet-palvelusta.

 

2. Tiliasiakkaat
 

e-lasku/suoramaksusopimustilauksiin liittyvä sähköinen sanomaliikenne

(vastaanottoilmoitukset)

Apteekki vastaanottaa asiakkaan omassa pankkipalvelussaan

lähettämän e-lasku/suoramaksu sopimuspyynnön. Tiedot

noudetaan suoraan järjestelmään, jotta apteekilla on oikeus

lähettää asiakkaalle elaskuja/suoramaksuja. Pyyntö noudetaan

pankista apteekkiin suojattua pankkien käyttämää

WebServicekanavaa pitkin.
 

Apteekki välittää laskut asiakkailleen Receptum Oy:n (y 1635372-

4) laskutuspalvelua hyödyntäen. Laskut välitetään joko

sähköisesti tai paperisena asiakkaan määrittelemän

laskutustavan mukaisesti.

 

3. Annosjakeluasiakkaat

Apteekilla on sopimus lääkkeiden koneellisesta annosjakelusta

Pharmaservice Oy:n kanssa. Annosjakeluyksikköön välitettävät

henkilö/lääkitystiedot

​

• Henkilötunnus

• Sukunimi ja etunimi

• Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty

• Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen

• Annosjakeluvalmisteiden kirjallinen annostusohje sekä indikaatio siinä muodossa kuin ne on valmisteen reseptille kirjattu

• Mikäli tilaukselle tuleva valmiste on eri valmiste, esim. geneerisen vaihdon seurauksena, kuin reseptillä määrätty, välitetään myös

• alkuperäisen reseptillä määrätyn valmisteen tiedot.

• Muu lääkitys (jos asiakkaalle on määritetty)

• Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio (Jos asiakkaalle on määritetty)

 

4. Kassa-asiakkaat

 

Korttimaksutiedot Nets Oyj:lle
 

3.5 Säännönmukaiset tietolähteet

Apteekkiasiakkaiden tiedot saadaan reseptilääkkeiden osto- ja maksutapahtuman

sekä toimituksen yhteydessä. Sopimusasiakkaisiin liittyviä lisätietoja kerätään

asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä sekä sopimussuhteen

aikana.

​

3.6 Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.

Säännönmukaisia luovutuksia toiselle rekisterinpitäjälle:

• Reseptikeskukseen apteekin sähköistämien reseptien tiedot (Kansallinen Terveys Arkisto)

• Reseptikeskukseen tiedot toimitetuista resepteistä

• Kelalle tiedot sv-korvatuista ostoista

• Kelalle tiedot maksusitoumuksella toimitetuista ostoista

• Työpaikkakassoille tiedot laskutettavista ostoista

• Vakuutusyhtiöille tiedot laskutettavista ostoista

• Viranomaisille erillisestä perustellusta pyynnöstä
   

3.7 Rekisterin suojauksen periaatteet

Apteekissa on käytössä Receptum Oy:n toimittama MAXX-apteekkijärjestelmä.

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmät jaotellaan käyttötarkoitustensa ja

ominaisuuksiensa perusteella luokkiin A ja B. MAXX on A-luokan järjestelmä

(=Kanta-palveluihin liittyvät järjestelmät), joka on Kelan yhteistestauksessa sekä

tietoturva-auditoinnissa virallisesti hyväksytty apteekkijärjestelmä.

Apteekissa tehdään omavalvontaa apteekin asiakastiedon salassapidon ja tietojen

suojaamisen varmistamiseksi lain velvoittamalla tavalla (laki sähköisestä

lääkemääräyksestä 61/2007).
 

Asiakasrekisterin tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla,

salasanoilla sekä toimikorteilla ja muilla teknisillä suojauksilla. Apteekissa on

huolehdittu siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita

henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti

ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Apteekin, järjestelmään liittyvien palvelutuottajien sekä järjestelmää ylläpitävien

teknisten yhteistyökumppaneiden välillä on laadittu GDPR:n vaatimusten mukaiset

yhteistyösopimukset, joissa kaikissa on mukana vaatimukset tiedon

asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.
 

3.8 Henkilön oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on

tallennettu. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai

omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla

asiakirjalla.

 

Tiedot toimitetaan vain henkilöllisyyden todistamista vastaan tai muutoin luotettavaa

tunnistusmenetelmää käyttäen. Apteekki määrittelee tapauskohtaisesti riittävän

tunnistautumisen menetelmät. Mikäli apteekki joutuu kieltäytymään antamasta

tietoja, annetaan asiakkaalle kirjallinen todistus, josta käy ilmi myös ne syyt, joiden

vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asiakas voi tämän jälkeen saattaa asian

tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

 

Pyynnöt käsitellään aina apteekin tietosuojavastaavan/apteekkarin kautta ja tiedot

toimitetaan asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden

kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli asiakkaan pyyntö on monimutkainen

tai pyyntöjä on paljon, määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella

kuukaudella. Tällöin apteekki ilmoittaa asiakkaalle tällaisesta mahdollisesta

jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen

syyt.

 

Omakanta-palvelusta (https://www.kanta.fi/omakanta) asiakas voi tarkistaa omiin

reseptitietoihinsa kohdistuneet tapahtumakyselyt.
 

Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jatkuvasti

toistuvien kyselyiden tai ilmeisen perusteettomat/kohtuuttomien kyselyiden kohdalla

rekisterinpitäjänä apteekki voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin

kustannuksiin perustuvan maksun.
 

3.9 Henkilötietojen oikaiseminen tai poistaminen sekä

rekisteröidyn oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
 

Asiakkaalla on oikeus korjauttaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat

epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Apteekki korjaa virheet saatuaan oikean

tiedon suoraan asiakkaalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Apteekki korjaa vain

sellaiset tiedot, joka on apteekkilainsäädännön mukaan mahdollista korjata

jälkikäteen.

​

Asiakkaalla on oikeus tulla unohdetuksi ja poistattaa tiedot apteekin

asiakasrekisteristä vain niiden tietojen osalta, joita apteekin ei lakisääteisesti

tarvitse säilyttää tai joita apteekki ei enää tarvitse niihin tarkoituksiin, joita varten ne

kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, taikka jos jokin muu EU:n tietosuoja-

asetuksen (GDPR) 17 artiklan mukainen edellytys täyttyy. Poistopyyntö tehdään

henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla

luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Apteekki päättää kulloinkin voimassa

olevaa lainsäädäntöä noudattaen tietojen poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä.

Asiakkaalla on oikeus pyytää omien tietojen käsittelyn rajoittamista jos:
 

• asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä

rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa apteekki voi varmistaa niiden

paikkansapitävyyden;
 

• käsittely on lainvastaista ja asiakas vastustaa henkilötietojen poistamista ja

vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;

• apteekki ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin,

mutta asiakas tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi,

esittämiseksi tai puolustamiseksi;

• asiakas on vastustanut henkilötietojen käsittelyä EU:n tietosuoja-

asetuksen 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista,

syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

 

3.10 Oikeus peruuttaa antamansa suostumus
 

Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, siltä osin kun

henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan omaan suostumukseen. Suostumuksen

peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista

suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
 

3.11 Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
 

Asiakkaalla on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka on toimittanut

apteekille, ja joita apteekki käsittelee automaattisesti asiakkaan suostumuksen tai

sopimussuhteen nojalla, koneellisesti luettavassa muodossa siirrettyä suoraan

toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

​

Jos siirto ei ole teknisesti mahdollista tai turvallista, asiakas voi itse toimittaa

tarkastusoikeuden nojalla vastaanottamansa omat henkilötiedot toiselle

rekisterinpitäjälle niin halutessaan.
 

4 Kameravalvontarekisteri
 

4.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn

Oikeusperuste
 

Kameravalvonnan tarkoituksena on omaisuuden suojaaminen sekä turvallisuutta,

omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantaneiden tilanteiden ennaltaehkäiseminen

tai selvittäminen. Tämän lisäksi valvonnan tarkoituksena on varmistaa ja lisätä

henkilökunnan turvallisuutta.

 

Rekisterin tietoja työnantajalla on oikeus käyttää lisäksi yksityisyyden suojasta

työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä

tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja

miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai

ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja

epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman

tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen

selvittämiseksi.
 

4.2 Rekisterin tietosisältö

Apteekin kameravalvonnan piiriin kuuluvissa liikekiinteistöhuoneiston sisätiloissa

syntynyt tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva-

aineisto.
 

4.3 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterin tietoja säilytetään tallentimen kapasiteetista riippuen enintään 30 vrk,

ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä

säilyttää tietoja pidempää aikaa.
 

4.4 Säännönmukaiset tietolähteet

Apteekin tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämä kuva-

aineisto.
 

4.5 Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle. Rikosepäilytapauksissa tietoja

voidaan luovuttaa poliisille.
 

4.6 Rekisterin suojauksen periaatteet
 

Digitaalisessa muodossa (tietokoneen tai vastaavan kovalevyllä) oleva rekisteri on

suojattu salasanalla. Rekisterin tietoja säilytetään tallentimen kapasiteetistä

riippuen enintään 30 vrk, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta

johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa. Tiedot tuhotaan

tallentamalla niiden päälle uutta tietoa. Tietojen käyttö tapahtuu selaamalla

kovalevyllä olevia tietoja tietokoneella. Tiedot eivät ole tallennettuna yleisesti

tunnetuissa formaateissa ja tallenteiden katsomiseen tarvitaan kameravalvonnan

oma ohjelma. Tällä estetään kuvien väärinkäytöksiä.

 

Rekisteri on apteekin hallinnassa ja valvonnassa eikä siihen ei ole ulkopuolisilla

pääsyä. Apteekin ja järjestelmää ylläpitävien teknisten yhteistyökumppaneiden

välillä on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukaiset yhteistyösopimukset, joissa kaikissa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.
 

5 Muut asiakkaille tarjottavat palvelut

5.1 Hoitotietopalvelu

Apteekki voi tarjota hoitotietopalvelua kotisairaanhoito- ja hoitokoti -asiakkailleen.

Hoitotietopalvelu perustuu apteekin ja asiakkaan väliseen sopimukseen.

Hoitotietopalvelussa apteekki ja hoitokoti/kotisairaanhoito välittää sähköisesti tiedot

lääkityksien muutoksista ja muista viesteistä asiakkaan lääkityksiä koskien.

Hoitotietopalvelu on integroitu MAXX-apteekkijärjestelmään ja apteekki hyödyntää

sen käytössä normaalia asiakasrekisteriään.

Tietosisältö palvelussa (asiakkaantiedot):

• Hoitokodin nimi

• Hoitokodin asukkaan / kotisairaanhoidon asiakkaan lääkitystiedot

•  Asiakkaan etunimi ja sukunimen ensimmäinen kirjain (henkilötunnuksia ei

käytetä lainkaan)

• Asiakkaan yksilöivä apteekkijärjestelmän oma ID-numero

• Hoitokodin apteekille lähettämät asiakaskohtaiset viestit
   

Tietojen säilytysaika:

Asiakkaan lääkitystiedoista säilytetään vain viimeisin eli tuorein

lääkitystieto. Historiatietoa ei säilytetä. Asiakastiedot ja lääkitystiedot

säilyvät palvelussa, kunnes asiakas poistetaan palvelusta apteekin

toimesta eli sopimuksen päättyessä.

 

 Kaikki hoitokodin/kotisairaanhoidon käyttäjien tallentamat viestit säilyvät

palvelussa asiakkaan poistoon asti.

 

Palveluun kirjaudutaan hoitokodissa/kotisairaanhoidossa henkilökohtaisilla

tunnuksilla. Apteekki myöntää ja hallinnoi tunnuksia. Tiedon siirrossa käytetään

salattuja siirtoyhteyksiä.
 

Hoitokodit/Kotisairaanhoito toimii palvelussa tiedon käsittelijänä. Apteekin ja

hoitokotien/kotisairaanhoidon välillä on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR)

vaatimusten mukainen yhteistyösopimus, jossa on mukana vaatimukset tiedon

asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

​

Hoitotietopalvelua ylläpitää apteekkijärjestelmäntoimittaja Receptum Oy (y-tunnus

1635372-4), joka toimii tiedon käsittelijänä. Apteekin ja Receptumin välillä on

laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukainen

yhteistyösopimus, jossa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen

suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

 

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden

ulkopuolelle.